Notatark, spørsmålskort og tidslinje: slik forbereder vi en gjest

Når deltakerne begynner på modulen om gjestoforberedelse, venter mange at vi skal vise avansert programvare. Det gjør vi ikke. De viktigste verktøyene vi bruker, er et ark, en penn og noen kort skrevet for hånd. Det er ikke fordi teknologi er uinteressant, men fordi forberedelse handler om å tenke tydelig, og tydelig tenking kommer ofte raskere på papir.

Jeg underviser i studioarbeidsflyt, og jeg ser det samme hver høst: den som har ryddet tankene før opptak, trenger færre forsøk i studio. Verktøyene våre er derfor laget for å gjøre tre ting. De skal samle det du vet om gjesten, avklare hva samtalen skal oppnå, og gi deg en ramme du kan støtte deg til når nervene melder seg.

Det første verktøyet er et notatark delt i to kolonner. I venstre kolonne skriver du det du faktisk har funnet ut om gjesten: rolle, sak, tidligere uttalelser, det gjesten selv har valgt å gjøre offentlig kjent. I høyre kolonne skriver du det du ikke vet, men gjerne vil forstå. Den høyre kolonnen er den viktigste, for den blir råmaterialet til spørsmålene dine.

Deltakerne lærer å merke hver opplysning med hvor den kommer fra. En påstand fra en kilde du ikke kan peke på, hører ikke hjemme i en samtale. Dette er en vane som beskytter både deg og gjesten. Vi øver på fiktive gjester, slik at ingen reelle personer trekkes inn, men arbeidsmåten er den samme som du ville brukt senere.

• Venstre kolonne: bekreftede opplysninger med kilde
• Høyre kolonne: det du lurer på og vil forstå
• Merk alt som er usikkert med et spørsmålstegn

Det andre verktøyet er et enkelt kort der du skriver samtalens mål i én setning. Ikke tre mål, ikke en liste. Én setning, for eksempel at lytteren skal forstå hvorfor gjesten valgte en bestemt løsning. Skriver du målet for vagt, merker du det med en gang, for da passer setningen til alle samtaler og dermed ingen.

Kortet legges synlig på bordet under opptak. Når samtalen går i en sidevei, ser du på kortet og vurderer: tjener dette målet, eller er det bare interessant? Noen ganger er sideveien verdt å følge, og da er det et bevisst valg, ikke et sleivspark. Instruktørene våre gir skriftlig tilbakemelding på nettopp denne vurderingen i øvelsene.

Det tredje verktøyet er en tidslinje over selve opptaksdagen, fra ankomst til avslutning. Den viser når gjesten kommer, når mikrofonen settes på, hvor lang samtalen er, og hva som skjer etterpå. Mange glemmer at gjestens trygghet avgjør hvor godt svarene blir, og at trygghet ofte handler om forutsigbarhet.

Vi lærer deltakerne å sende gjesten en kort beskrivelse på forhånd: tema, omtrentlig lengde, og hvordan opptaket foregår. Du lover ikke spørsmålene ordrett, men du forteller hva samtalen skal handle om. En gjest som vet hva som venter, bruker energien på å svare, ikke på å gjette. I studio gir dette også deg ro til å lytte.

• Tidspunkt for ankomst og teknisk klargjøring
• Hvor lenge samtalen varer
• Hva som skjer etter opptak

Til slutt skriver deltakerne spørsmål på små kort, ett spørsmål per kort, i den rekkefølgen de tror samtalen kan ha. Poenget med kort er at de kan stokkes om. En ferdig utskrevet manusrekke gjør deg stiv; kort lar deg flytte et spørsmål frem eller legge det bort når gjesten allerede har svart.

Vi ber deltakerne markere tre kort som må med, og la resten være valgfrie. De tre må-med-kortene sikrer at målet fra målkortet nås, selv om samtalen tar en uventet vei. Dette er også et godt utgangspunkt for videre arbeid med oppfølgingsspørsmål, som egne artikler tar for seg. Her holder vi oss til selve forberedelsen.

Det er verdt å si hva vi ikke krever. Du trenger ikke dyre notatprogrammer, og du trenger ikke et stort researcharkiv. Du trenger tid, ro og vilje til å skrive ned det du tenker. Mange nybegynnere tror at mer research alltid er bedre, men en overfylt bunke notater kan gjøre deg usikker på hva som egentlig betyr noe.

Vår erfaring fra undervisningen i Tromsø er at ett sidelangt ark, ett målkort og en kort tidslinje er nok for en samtale på tjue til tretti minutter. Resten er øvelse. Etter hver øvelse går vi gjennom arkene sammen og ser hva som ble brukt og hva som bare lå der.

• Ingen spesialprogramvare kreves
• Ett ark, ett målkort, en tidslinje og spørsmålskort